Para seres focada e produtiva, e trabalhares em direção a resultados concretos no teu negócio, tens que analisar as tarefas que executas no teu dia a dia.
Há tarefas urgentes e a há tarefas importantes e convém que compreendas qual a que deves executar primeiro.
Por exemplo, sabemos que é importante respirar, beber, comer e dormir, mas o meu corpo sabe que o mais urgente destas tarefas importantes é respirar porque se não respirar morro, certo?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta muito útil para fazermos esta análise porque temos quatro quadrantes que cruzam o que é urgente e o que é importante.
- Tarefas “importantes” e “urgentes” – têm o nível de prioridade mais alto e devem ser o teu foco para serem concluídas o mais rápido possível (na maioria das vezes no mesmo dia) – p.ex. as encomendas do dia estão a caminho de um grande cliente e o transporte teve um acidente e tens que entrar em comunicação com a transportadora – é importante e urgente – têm que ser feitas JÁ!
- Tarefas “importantes”, mas “não urgentes”– são as metas e tarefas de longo prazo que são importantes, mas ainda não têm um prazo definido. Devem ser agendadas, colocadas na agenda, e devem ser feitas depois das tarefas importantes e urgentes – p.ex. fazer o planeamento do próximo mês a 1 semana de distância de começar é importante, mas não é urgente mas vou colocar na agenda. Caso contrário, no dia 1 do novo mês essa tarefa já passa a ser urgente e importante porque já começou o mês
- Tarefas “Não Importantes”, mas “Urgentes”. Essas tarefas são aquelas que podes delegar a outros profissionais ou então fazes tu mas só depois depois de terminares as tarefas do 1º e 2ºquadrante – p.ex. podes contratar uma transportadora para recolher no escritório uma encomenda a ser enviada a um cliente e entregar no cliente – são tarefas que podem ser importantes para o funcionamento do negócio mas não têm que ser feitas por ti
- Tarefas “Não Importantes” e “Não Urgentes”. As tarefas são colocadas no quadrante ELIMINAR porque essas tarefas nem precisam ser feitas e seriam consideradas uma completa perda de tempo pela maioria das pessoas – p.ex.: lavar o tapete do escritório todos os dias
Para de fazer tarefas que não te acrescentam nada, que não te levam a lado nenhum e começa a fazer o que faz crescer o teu negócio que é o veículo para concretizares os teus sonhos.
Sempre que fizeres uma tarefa começa a perguntar-te:
isto está a aproximar-me do sonho que quero concretizar ou a afastar?
Isto faz sentido para o crescimento do meu negócio ou nem por isso?
